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Hoy hablaremos de algunos lineamientos en cuanto a la gestión de stock, existencias o inventarios (3 sinónimos usados habitualmente) que ayudarán a la gestión para pequeños emprendedores al manejar sus negocios.
Cuando hablamos de stock de artículos, nos referimos a una cierta cantidad de elementos físicos que almacenamos y que tienen diferentes clasificaciones. Ejemplo de stock son herramientas de una ferretería, ingredientes de una empresa de alimentos, latas de pintura de una pinturería, repuestos, etc.
Gestión de stock
La importancia de gestionar correctamente el stock radica en que tener stock quieto (sin venderse o consumirse en producción) significa tener capital parado y no es bueno tener activos que no sean dinero rápidamente muchas veces.
La cantidad de stock debe ser la mínima posible para evitar no solo tener capital parado sino muchos más problemas por tenencia de stock en cantidad y que se pueden visualizar al reducir el stock. Se llama “Efecto Río” a la representación de los problemas que se manifiestan al disminuir la cantidad de inventarios y esto es interesante verlo para eliminar dichos problemas que se presentan en el negocio.
Con mucho stock o suficiente, la empresa representada con un barco navega sin problemas pero al reducir este nivel de stock, se puede encallar con los picos del fondo que representan los diferentes problemas como por ejemplo, proveedores poco fiables. Si trabajamos con cada vez menos stock y necesitamos por tanto, reposición constante, puede llegar a manifestarse este problema o también pueden verse fallos en calidad del stock más fácil si se tienen menos cantidad de unidades.
La idea de trabajar con stock es tener una cantidad adecuada que no sea ni tan baja que genere incumplimientos ni tan alta que tape problemas organizacionales.
En el caso de productos perecibles, el tener mucho stock puede llevar al problema de pérdida de aptitud del mismo. Por otra parte, los stock pueden ser robados o se pueden romper con el tiempo que también son desvíos que se generan por tenencia de los mismos.
Clasificación de productos
Se pueden clasificar los stocks si tuviéramos una empresa que elabora productos panificados en stock de materia prima (como huevos por ejemplo), stock de productos intermedios o WIP (como masa leudando) y stock de producto terminado (como producto panificado cocido terminado). A su vez, en la empresa panificadora si es lo suficientemente grande puede o no tener un stock de repuestos por si se rompe una máquina como también tendrá un stock de productos y elementos de limpieza. Estos últimos mencionados serán stock accesorios o complementarios.
Otra clasificación de los inventarios es como perecibles o no perecibles siendo ejemplo de los primeros un medicamento y ejemplo de los segundos una chapa de un corralón. Dependiendo de esta clasificación podemos usar un primer concepto de gestión de stock que sería usar las técnicas FIFO, FEFO o LIFO para manejar los inventarios.
Cuando hablamos de FIFO hablamos de “primero en entrar, primero en salir”. Esto se aplica a la gestión de productos perecibles como alimentos en una heladera por ejemplo. Es decir, si tenemos un mini mercado y nos llega leches enteras frescas con dos fechas diferentes de vencimiento, la primera en salir debe ser la que primero entró que debería ser la de fecha de vencimiento más próxima. Para lograr esto, al momento de reponer o controlar la heladera, las leches próximas a vencer deben estar adelante para que se las lleven antes. De todas maneras, debemos verificar que las llegadas de estos productos sean acordes a sus fechas de vencimiento.
Cuando hablamos de FEFO hablamos de un concepto similar al FIFO “primero en expirar, primero en salir”. Esto se aplica a productos de belleza como cremas para el cuerpo, productos farmacéuticos, productos veterinarios, de lucha contra plagas, etc. Esto nuevamente es sencillo y muy importante porque por ejemplo, si tenemos una veterinaria y contamos con stock de productos contra pulgas que caducan, si lo vendemos vencido tendremos problemas de quejas de clientes, pérdida de funcionalidad del producto y/o también pérdida de dinero por stock que debemos tirar o reponer. Entonces, debemos colocar aquellos productos próximos a vencer más adelante para que sean los primeros en salir de la empresa.
Cuando hablamos de LIFO hablamos de la gestión de productos no perecederos como de un bazar, un corralón, etc. LIFO significa “último en entrar, primero en salir” . Esta gestión de inventarios es común en corralones donde hay arena, piedras, etc. Las mismas chapas o maderas últimas que entran pueden ser las primeras que salen (siempre hablando de que estos materiales se conserven adecuadamente impidiendo su deterioro). El cemento por ejemplo, tiene cierta vida útil y por tanto, si bien en un corralón su gestión será naturalmente una gestión LIFO, debe tenerse cuidado con su rotación.
Los inventarios se pueden clasificar también como complementarios cuando se usan juntos o con fines similares por ejemplo, en un mini mercado la leña y la carne pueden estar relativamente cerca porque quien busca uno de los artículos, de seguro busque otro.
También existen inventarios que no pueden ser complementarios y de hecho algunos es inadmisible que se encuentren cercanos como por ejemplo, productos insecticidas en un mini mercado y panificados.
Podemos también decir que existen inventarios de primera necesidad e inventarios que no son de primera necesidad. Esto se aplica la gestión de inventarios en un supermercado o mini mercado. Una estrategia que todo comerciante de este rubro sabe es que el pan que es de primera necesidad al igual que la carne deberían estar en el fondo del mercado para que se atraviese todo el comercio y se aumente la probabilidad de comprar otros artículos.
Los supermercados están llenos de estrategias en relación al stock como altura de los productos en las estanterías, productos que están en las puntas de las estanterías, las colas que se generan para pagar, etc.
Rotación de inventario
La definición de rotación de inventario es importante conocerla y va a permitirnos explicar otra herramienta de gestión de stock. Se denomina rotación de inventario a la cantidad de veces que se vacía un determinado recinto donde se guardan las existencias. A mayor rotación de la mercadería, mayor venta o mayor salida del almacén.
Diferentes inventarios pueden tener diferentes niveles de salida (de rotación) y por lo tanto, aquellos que más se demandan deberían estar más a mano. Ejemplo: si en una estantería de verduras hay ananás, naranjas y pomelo a priori de seguro las naranjas serán las que más roten y por tanto, las que más a mano deberían estar del consumidor en el medio de la estantería estando abajo o arriba el ananá y el pomelo.
A su vez, el hecho de que tener “a mano” por parte del vendedor o del cliente lo que más rote, ayuda a mejorar el servicio a los cliente reduciendo por ejemplo tiempos de atención. Esto puede aplicarse en una ferretería por ejemplo donde hay infinidad de artículos.
Otra clasificación de inventarios es en dependientes e independientes. Esta clasificación es muy importante y permite mostrar muchas herramientas para aplicar.
Cuando hablamos de inventarios independientes, hablamos de artículos o existencias que dependen de un pedido de un cliente o de un pronóstico de ventas. Un pedido de cliente una situación con total certidumbre, es decir, el cliente pide una bicicleta y se la damos pero un pronóstico de ventas es una situación probable en donde estimamos la cantidad de bicicletas que nos pueden demandar. Existen situaciones en las cuales se maneja un inventario con pedidos y pronósticos al mismo tiempo. Lo mejor es claramente trabajar los inventarios revendiendo o elaborando bajo pedido de clientes.
Cuando hablamos de inventarios dependientes, hablamos de artículos o existencias que dependen de otro inventario para su ensamble o fabricación. Siguiendo con el ejemplo de la bicicleta, el asiento o una rueda serían inventarios dependientes del artículo bicicleta que sería el artículo independiente. También puede ser la harina un inventario dependiente junto con la leche para elaborar una torta que sería el inventario independiente. El inventario dependiente es por tanto, una gestión con mucha certidumbre a comparación con el inventario independiente.
Pronósticos de demanda
Debido a que muchas veces se produce sin pedido como pasa generalmente con las panaderías por ejemplo y más teniendo en cuenta que son inventarios perecederos, lo mejor es animarse a pronosticar las ventas. Para el día a día, una herramienta de pronósticos de demanda para la gestión de stock es la media móvil.
La media móvil consiste en sacar un promedio de los últimos días de ventas para pronosticar lo que se debe elaborar el próximo día. Ejemplo:
LUNES = se vendieron 50 docenas de facturas
MARTES = se vendieron 40 docenas de facturas
MIERCOLES = se vendieron 45 docenas de facturas
JUEVES = se vendieron 60 docenas de facturas
El pronóstico para la necesidad del viernes será el promedio de los días anteriores. Entonces será = (50 + 40 + 45 +60)/4 = 48, 75 que representa a 49 docenas. Es decir, el viernes se deberá producir esa cantidad de docenas.
En este ejemplo se hizo una media móvil con cuatro periodos (los días lunes, martes, miércoles y jueves). Pueden usarse más o menos periodos pero lo importante es que al ser una media móvil como su nombre lo indica se va desplazando. Esto significa que para pronosticar la venta del sábado se van a tomar los valores del martes, miércoles, jueves y el valor verdadero de ventas del viernes. Posteriormente, para pronosticar la venta del domingo se toman los valores del miércoles, jueves, viernes y el valor verdadero de salida del sábado.
Si se usan más periodos se obtendrá un resultado más regular de valores (es decir, se tenderá siempre a producir o vender una cantidad similar) en cambio si se usan pocos valores, se verá afectada la cantidad por los valores más recientes, es decir, estará será una respuesta de cantidad de stock más influenciada por la demanda de los últimos periodos y puede que no sea regular. Dependerá del proyectista ver cuantos periodos usar.
Seguramente muchos elaboradores de determinados artículos como productos de panadería tienen en su cabeza la cantidad que han venido vendiendo en la semana pero sino, se puede tener un Excel en donde se carguen los datos y se calcule más fácilmente los promedios de la media móvil. Es importante amigarse con este programa de la computadora y con los cálculos de proyección de demanda para no producir de más en cantidad ni quebrar stock tampoco.
Existen otros métodos para proyectar la demanda. Por ejemplo, la regresión lineal en caso de ventas que crezcan mucho y se proyecte un negocio para varios años. Esta metodología se debe realizar con Excel.
No solo se puede proyectar una demanda en días con la media móvil sino que se pueden proyectar demandas mensuales utilizando el promedio en los últimos meses.
Las demandas pueden tener un comportamiento al azar, estacional, de crecimiento exponencial, de crecimiento lineal o bien de decrecimiento exponencial o lineal.
Algunos comportamientos de demandas pueden tener todos los componentes anteriormente nombrados.
Nuevamente se recalca la importancia de manejar Excel a nivel normal (no experto). El hecho de graficar las demandas permitirá estimar las nuevas ventas.
A continuación se ve una gráfica simple de ventas conforme pasan días donde el comportamiento es al azar.
Los pronósticos de demanda mencionados anteriormente son cuantitativos pero también pueden ser cualitativos teniendo en cuenta opinión de expertos en el área del stock en cuestión.
Hay inventarios cuya demanda es muy puntual de una época del año como los huevos de pascua en las fiestas que se aproximan. Otros han cambiado su demanda histórica como los helados que antes eran estacionales pero hace mucho ya que son consumidos en todo el año. Manejar estos datos ya son una base mínima para gestionar mejor los stock.
Para el inventario dependiente, la herramienta de gestión de stock a aplicar es el MRP o planificación de requerimientos de materiales.
Los componentes del MRP son el cronograma de pedidos o boom de producción, el árbol del producto, el calendario inverso, el stock de materias primas iniciales y el lote de pedido mínimo.
Ejemplo de MRP:
Supongamos que se quieren elaborar tortas en un pequeño emprendimiento familiar.
Se han recibido pedidos para los días 9, 12, 13 y 15 de julio de 20, 30, 18 y 11 tortas respectivamente (boom de producción)
Cada torta se elabora con la siguiente receta expresada como un árbol de producto:
Supongamos que se cuenta inicialmente con materias primas que tienen una vida útil que abarca el periodo de producción establecido por lo cual se dejará de lado la alteración de estas y su eliminación (perdida de stock) ya que se conservarán adecuadamente (la leche se conservará en congelador). Se tienen inicialmente para este periodo de producción 5 paquetes de harina leudante de 500 g, 4 docenas de huevos frescos, 3 litros de leche, 2 botellas de aceite de girasol de 1 litro c/u, 1 botella de 500 ml de esencia de vainilla y 6 paquetes de 1 kg de azúcar. No se cuenta con tortas al inicio del horizonte de producción a desarrollar.
La leche la obtienen de un tambo que tarda 3 días en traerla al negocio desde el pedido y los demás ingredientes provienen de un proveedor mayorista que lo han elegido por sus buenos precios y tarda 2 días desde el pedido en traer los ingredientes. La producción de la torta requiere 1 día ya sea una unidad o hasta 50 unidades.
La leche viene en tachos de 5 litros c/u, el aceite viene en packs de 6 botellas de 1 litro c/u, el azúcar en packs de 6 unidades de 1 kg c/u, la esencia de vainilla en 1 botella de 500 ml y los paquetes de harina leudante en packs de 8 paquetes de 1 kg c/u. Los huevos por su parte, en cajas de huevos de 6 unidades c/u. El número de tortas a fabricar es la cantidad demandada.
Ahora volcaremos la información establecida en un cronograma de producción para gestionar cuanto pedir y cuando de todo el stock involucrado:
En la planilla anterior, se aprecia que se va formando una cascada de necesidades y también que: NB es necesidad bruta (lo que se necesita sin tener en cuenta el stock que hay de producto terminado o materia prima), I es el inventario que existe en un determinado momento que puede ser el inicial o el que vaya quedando de la producción, NN es necesidad neta (necesidad después de contabilizar la necesidad bruta y restarle el inventario), LO es el lanzamiento de orden (fecha en donde hacer el pedido al proveedor o comenzar a producir) y TO es el tamaño del lote de pedido.
En la primera columna donde se ponen los inventarios, se pone entre paréntesis el stock inicial con el cual se comienza.
Tomaremos una parte de la planilla para que se pueda comprender la mecánica de trabajo del MRP:
La torta que es el inventario independiente se requiere tener lista para los días 9, 12, 13 y 15. La necesidad de cada torta se ve en necesidad bruta y se parte de cero inventarios, es decir, sin existencia física de tortas como se indica ente paréntesis. Entonces, se necesita el día 9 20 tortas como necesidad bruta y no se cuenta con nada de inventario por lo cual, la necesidad neta será de 20 unidades. Como se tarda un día, se pide su comienzo de elaboración el día 8.
Como en el dìa 8 hay que comenzar a elaborar, ya existirán necesidades brutas de cada ingrediente a partir de este dìa como se ve en la esencia de vainilla. La necesidad bruta de esencia de vainilla es de 60 para el día 8, está expresada en mililitros y este volumen de necesidad proviene de la lista de materiales en donde cada torta consume 3 mililitros de esencia de vainilla y por tal, 20 tortas consumirán el producto de 20 u . 3 ml/ u = 60 mililitros.
El inventario inicial de esencia de vainilla es de 500 ml, por lo tanto, se consumen el día 8 60 mililitros y no hay necesidad de lanzar una orden de compra de este inventario. Queda un remanente de stock de 440 mililitros del aromatizante que vuelven a consumirse parcialmente el día 11. Justamente, en este caso planteado, el inventario inicial alcanzó para todas las ordenas productivas y quedó un remanente el día 16 donde no hay pedidos de 263 mililitros.